Digitalizzazione del
Check-in aziendale
Gestione di inviti e accoglienza, sfruttando i workflow di SharePoint
“Grazie alla gestione del workflow con SharePoint il cliente ha ottimizzato la fase di invito e l'arrivo in azienda di migliaia di ospiti.”
La situazione iniziale
La gestione dell’arrivo degli ospiti non avveniva in maniera coordinata:
- le comunicazioni all’invitato erano gestite individualmente dal commerciale e non sempre venivano date le indicazioni corrette,
- alcuni ospiti non firmavano la documentazione legata al consenso all’uso dei dati,
- alcune persone si presentavano senza essere presenti sulle liste degli invitati.
Il progetto
Partendo da SharePoint abbiamo sviluppato un’applicazione web in grado di gestire tutto il processo di check-in aziendale:
Il reparto commerciale ha iniziato a pianificare e organizzare gli appuntamenti in azienda direttamente dal portale web creato. Dal portale viene infatti inviata all’invitato una e-mail contenente il link per accedere ad un’area riservata e poter:
- confermare la partecipazione,
- accettare la privacy,
- gestire ulteriori invitati.
Una volta confermata la partecipazione all’evento, il commerciale riceve la conferma e l’ospite un invito elettronico con codice QR-Code, da utilizzare all’arrivo in sede per essere identificato. Durante queste procedure i direttori hanno piena visibilità delle operazioni svolte, avendo sempre a disposizione dati aggiornati riguardo gli invitati e l’andamento delle presenze all’evento.
In fase di evento gli addetti all’accoglienza sono stati dotati di iPad, portatili e lettori QR-code: strumenti che permettono di interrogare il sistema e gestire al meglio le operazioni di check-in. Il sistema verifica che l’invitato abbia dato elettronicamente autorizzazione al trattamento dei dati e, nel caso non l’abbia fatto, stampa in automatico la documentazione da firmare e consegnare all’addetto.
Quando l’invitato viene riconosciuto al ricevimento (effettua l’operazione di check-in), il commerciale riceve un SMS o un’e-mail che lo avvisa in tempo reale dell’avvenuto accesso, permettendo di poter seguire al meglio gli ospiti. Al termine di ogni giornata, inoltre, i direttori ricevono un report dettagliato via e-mail con tutte le statistiche di accesso, potendo così analizzare il workflow con SharePoint anche ad evento concluso.
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